Als Sachbearbeiter*in können Sie Lehrveranstaltungen sogenannte Administrative Mitarbeiter*innen zuordnen und diesen damit Bearbeitungs- und/oder Leserechte (sog. „Objektrechte“) für die ausgewählten Lehrveranstaltungen bewilligen. Dies kann z.B. nützlich sein, wenn Mitarbeitende, die für eine Lehrveranstaltung nicht als Vortragende oder Mitwirkende eingetragen sind, für ihre Aufgaben administrative Rechte benötigen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Berechtigungen für die Rolle „Administrative Mitarbeiter*innen“ voreingestellt sind und von Ihnen nicht bearbeitet werden können. Sie weisen immer ein bereits bestehendes Rechteset zu. Dieses Rechteset ist fakultätsspezifisch entsprechend den Vorgaben der die Lehrveranstaltung betreuenden Fakultät.

Um einer Lehrveranstaltung administrative Mitarbeiter*innen zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie auf Ihrer persönlichen Startseite die Applikation LV-Erhebung.

Wir empfehlen, die Applikation über die Favoriten mit voreingestelltem Organisationskontext zu öffnen oder den gewünschten Organisationskontext zuvor über den Organisationsfilter auszuwählen. Andernfalls werden Sie beim Öffnen der Applikation zur Auswahl einer Organisation aufgefordert. Die Auswahl beschränkt sich auf die Organisationen, an denen Ihnen Funktionsechte zugeteilt sind und die Lehrveranstaltungen anbieten. 

2. Die Ansicht Lehrerhebung erscheint. 

Das geplante Lehrveranstaltungsangebot der Organisationseinheit wird angezeigt. 

3. Kontrollieren Sie im Navigationsbereich das Studienjahr und Semester, um die Lehrveranstaltungen des korrekten Semesters anzuzeigen.

4. Klicken Sie in der Spalte Vortr. in der Zeile der gewünschten Lehrveranstaltung auf das Personen-Icon.

5. Das Fenster Personenzuordnungen öffnet sich. Scrollen Sie ganz nach unten zum Abschnitt „Administrative Mitarbeiter*innen“. Sollten bereits administrative Mitarbeiter*innen für die Lehrveranstaltung vorhanden sein, so sind sie hier aufgeführt. Zum Ergänzen (weiterer) Personen klicken Sie im Abschnitt „Administrative Mitarbeiter*innen“ auf das Bleistift-Icon.

Hinweis: Sollten Sie nicht berechtigt sein, administrative Mitarbeiter*innen hinzuzufügen, erscheint an dieser Stelle das Bleistiftsymbol nicht. Bitte erfragen Sie Ihre Berechtigungen bei den zuständigen KLIPS-Beauftragten Ihres Fachbereiches.

6. Die Seite Administrative Mitarbeiter*innen zuordnen öffnet sich.

Der Abschnitt Zugeordnete Administrative Mitarbeiter*innen zeigt abermals die gegenwärtig bereits zugeordneten administrativen Mitarbeiter*innen.

Im Abschnitt Weitere Personen zuordnen können Sie weitere Personen als administrative Mitarbeiter*innen hinzufügen. Sie können dabei entweder das Filtermenü nutzen, oder direkt aus der Personenliste darunter auswählen.

Hinweis: Beachten Sie, dass im Filtermenü in der Zeile „Organisation“ initial immer die Organisation ausgewählt ist, der die Lehrveranstaltung zugeordnet ist. Die Personenliste darunter zeigt entsprechend nur die Personen, die der ausgewählten Organisation zugeordnet sind.

7. Wenn Sie das Filtermenü nutzen, geben Sie im Feld Familien- oder Nachname den Nachnamen der gesuchten Person ein. Kontrollieren Sie, ob die richtige Organisation ausgewählt ist.

Hinweis: Sie müssen nicht den gesamten Familiennamen eingeben: „M“ findet alle Personen, deren Familienname mit „M“ anfängt, jeder weitere Buchstabe schließt weitere Ergebnisse aus.

8. Sollte nicht die richtige Organisation ausgewählt sein, öffnen Sie das Drop-Down-Menü in der Zeile Organisation und wählen Sie die richtige Organisation aus. Sollten Sie nicht sicher sein, welcher Organisation die gesuchte Person zugeordnet ist, wählen Sie die Option alle. Ein Druck auf die Taste des Buchstabens A Ihrer Tastatur bei geöffnetem Menü bringt Sie direkt an die gewünschte Stelle.

9. Klicken Sie auf Suchen.

10. Wählen Sie in der ggf. aktualisierten Personenliste die gesuchte Person, indem Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen der Person aktivieren.

11. Klicken Sie nun unterhalb der Personenliste auf die Schaltfläche Zuordnen.

12. Eine Systemmitteilung über die erfolgreiche Zuordnung erscheint im oberen Bereich der Seite.

Im Abschnitt Zugeordnete Administrative Mitarbeiter*innen wird in der Tabelle die zugeordnete Person angezeigt.

13. Sollten Sie die Person wieder löschen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen rechts neben dem Namen der Person.

14. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen / Schließen, um zur Seite Lehrerhebung zurückzukehren. Um weiteren Lehrveranstaltungen administrative Mitarbeiter*innen zuzuordnen, wiederholen Sie einfach die oben beschriebenen Schritte.

15. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt zugeordnete administrative Mitarbeiter*innen wieder löschen wollen, öffnen Sie zunächst erneut die LV-Erhebung, klicken in der Spalte Vortr. auf das Personen-Icon und wiederholen dann die oben beschriebenen Schritte, um zum Abschnitt Zugeordnete Administrative Mitarbeiter*innen im Fenster Administrative Mitarbeiter*innen zuordnen zu gelangen. Hier können Sie über die Schaltfläche Entfernen administrative Mitarbeiter*innen wieder löschen.