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Raumanfrage (Einzeltermin/Terminserie) stellen

Der Ausgangspunkt der folgenden Anleitung ist das Fenster "Lehrveranstaltungstermine". Der Aufruf des Fensters wird Ihnen unter "Raumanfrage für Lehrveranstaltung (LV)" erläutert.

Achtung: Ab dem Wintersemester 2017/18 ist eine Direktbuchung nur noch für von Ihnen selbst verwaltete Räume möglich. Für alle anderen Räume müssen Raumanfragen gestellt werden.

1. Sie befinden sich im Fenster "Lehrveranstaltungstermine". Klicken Sie oben rechts im Navigationsbereich in der Zeile "Termine" auf Neuer Einzeltermin oder auf Neue Terminserie.

Hinweis: Die Festlegung auf Einzeltermin oder Terminserie ist nicht endgültig, Sie haben auch in den weiteren Fenstern jeweils die Möglichkeit, zwischen Einzeltermin und Terminserie zu wechseln. Dies steuern Sie über Optionsfelder unter "Datum - Serientyp".

2. Das Fenster "Lehrveranstaltungstermin" öffnet sich. Wir stellen Ihnen im Folgenden drei Möglichkeiten vor, einen Raum anzufragen. Öffnen Sie die jeweilige Anleitung durch einen Klick auf die Überschrift der gewünschten Möglichkeit (A, B oder C) und fahren Sie im Anschluss mit Schritt 3 fort.


 

A. Freien Raum suchen und anfragen

1. Klicken Sie oben rechts im Navigationsbereich in der Zeile "Aktion" auf Suche freie Räume.

2. Das Fenster "Suche freie Ressourcen" öffnet sich. Über die 4 Bereiche "Datum", "Uhrzeit", "Ressource" und "Sonstige Optionen" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Suche detailliert einzugrenzen. Um die Suche auszuführen, klicken Sie unten links auf die Schaltfläche suchen. Die verschiedenen Möglichkeiten im Fenster "Suche freie Ressourcen" werden Ihnen in dem folgenden Abschnitt erläutert.

Fenster "Suche freie Ressourcen" - Möglichkeiten der Suche

Bereich "Datum"

Im Bereich "Datum" können Sie je nach gewählter Option in der Zeile "Serientyp" nach einem Einzeltermin oder einer Terminserie (täglich, wöchentlich) suchen. Die zur Verfügung stehenden Eingabe- und Auswahlfelder passen sich an die gewählte Option an.

Bereich "Uhrzeit"

Im Bereich "Uhrzeit" können Sie je nach gewählter Option in der Zeile "Suchmodus" eine genaue Uhrzeit oder die Termindauer vorgeben (z. B. eine Termindauer von 1 h im Zeitraum zwischen 8 und 12 Uhr). Die zur Verfügung stehenden Eingabe- und Auswahlfelder passen sich an die gewählte Option an.

Bereich "Ressource"

Im Bereich "Ressource" stehen Ihnen eine Reihe von Auswahl- und Eingabefeldern zur Verfügung:

  • Organisation: Einschränkung auf einzelne Organisationseinheiten und die diesen zugeordneten Räume. Die zentral verwalteten Räume der Universität sind dem "Dezernat 5" zugeordnet.
  • Kategorie: Sie können zwischen den beiden Raumarten "Hörsaal" und "Seminarraum" wählen. Zurzeit wird an der UzK nur zwischen diesen beiden Raumarten unterschieden.
  • Gebäudebereich: Dieser Filter wird zurzeit an der UzK nicht verwendet. Es steht nur der Gebäudebereich "50923 Köln - Universität zu Köln" zur Auswahl.
  • Gebäude: Wählen Sie hier bei Bedarf ein einzelnes Gebäude der UzK aus. Eine Liste der Gebäude an der Universität zu Köln finden Sie unter diesem Link.
  • Sitzplätze: Hier können Sie die Suche auf Räume einschränken, die mindestens die eingegebene Anzahl an Sitzplätzen aufweisen.
  • Ausstattung: Zusätzlich können Sie die Suche auf Räume einschränken, die gewisse Ausstattungsmerkmale aufweisen. Bei Nutzung der Strg/Shift-Taste ist eine Mehrfachwahl möglich. Bitte beachten Sie, dass zurzeit im System noch nicht alle Ausstattungsmerkmale erfasst sind.

Bereich "Sonstige Optionen"

Im Bereich "Sonstige Optionen" können Sie die Suche auf LV-freie Tage ausweiten oder die Kollision mit angefragten Wunschterminen, die noch nicht bestätigt sind, erlauben.
Suchen Sie nach einem Raum für eine Terminserie, erscheint zusätzlich die Option Erfüllungsgrad. Hier können Sie angeben, wieviel Prozent der Tage Ihrer Terminserie kollisionsfrei sein sollen (z. B. enthält Ihre Terminserie 10 Termine und Sie geben einen Erfüllungsgrad von 70 % ein, dann werden nur Räume gefunden, bei denen an mindestens 7 Tagen keine Kollisionen auftreten.).

Fenster "Suche freie Ressourcen" - Ergebnisse der Suche

Haben Sie eine Suche durchgeführt, werden Ihnen die Ergebnisse unterhalb des Suchbereiches in der Ergebnistabelle dargestellt. Die Inhalte (Spalten) der Ergebnistabelle sind dabei von den gewählten Optionen Ihrer Suche abhängig:

  • Bei einer Suche nach exakt angegebenem Datum und genauer Uhrzeit werden Tage mit Kollisionen in Zahlenform angezeigt.
  • Bei einer Suche nach vorgegebener Termindauer in einem Zeitraum werden Tage mit Kollisionen farblich gekennzeichnet.

Legende zur farblichen Kennzeichnung öffnen

  • Um die zugehörige Legende zu öffnen, klicken Sie oben links im Fenster auf die Schaltfläche Legende / Farben.
  • Das Fenster "Legende / Farben" erscheint. Schließen Sie die Legende durch einen Klick auf das rote Kreuz oben rechts, um zum Fenster "Suche freie Ressource" zurück zu kehren.

Erläuterung der Spalten der Ergebnistabelle

SpalteBedeutung, Anmerkung
Aktion (nur bei vorgegebener Termindauer)Ein Klick auf das Icon klappt die Details des Raums in Kombination mit den vorgegebenen Termindaten auf. Je nach Uhrzeit wird hier der Status des Raums farblich angegeben.
RaumcodeDer Raumcode eines Raumes setzt sich zusammen aus Gebäudenummer, Etage und Raumnummer.
ZusatzbezeichnungHier wird die Zusatzbezeichnung des Raumes angezeigt. Diese beginnt mit der Gebäudenummer.
Architekten-Raumnr.Hier wird, falls vorhanden, die abweichende Architekten-Raumnummer des Raumes angegeben.
PlätzeAnzahl der Sitz- und Prüfungsplätze eines Raumes, wobei die Prüfungsplätze zurzeit an der UzK nicht verwaltet werden.
AdresseDie Adresse des Gebäudes, in dem sich der angegebene Raum befindet.
AD (Ausstattungsdetails)Ein Klick auf das Icon in dieser Spalte öffnet das Fenster "Raum/Detailansicht", in dem Sie die Ausstattung und weitere Details zum Raum einsehen können. Weiterhin befindet sich dort ein Link zum Terminkalender des Raums.
OrganisationHier finden Sie das Kürzel der verwaltenden Organisationseinheit. Ein Klick auf das Kürzel öffnet die Visitenkarte der Organisation.
KPDieses Feld wird an der UzK nicht verwendet.
buchbarDieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie die Applikation "Suche freie Räume" über die Visitenkarte aufrufen. Hier wird mit einem grünen Haken oder einem roten X kenntlich gemacht, ob Sie die Berechtigung zur Anfrage des betreffenden Raumes haben. Rufen Sie das Fenster "Suche freie Ressource" über die Terminverwaltung auf, werden lediglich die Räume angezeigt, für die Sie die Berechtigung zur Terminanfrage haben.
frei (nur bei exakter Angabe von Datum/Uhrzeit)Anzahl der Tage, an denen der Raum im angegebenen Zeitraum noch frei ist.
geplant (nur bei exakter Angabe von Datum/Uhrzeit)Anzahl der Tage, an denen zur angegebenen Uhrzeit bereits Terminanfragen bestehen, die noch nicht bearbeitet wurden.
fix (nur bei exakter Angabe von Datum/Uhrzeit)Anzahl der Tage, an denen der Raum im angegebenen Zeitraum bereits belegt ist.
Datum des jeweiligen Termins (nur bei vorgegebener Termindauer)Über eine farbliche Darstellung (siehe oben angegebene Legende) können Sie erkennen, ob der Raum zum angegebenen Zeitraum noch frei oder bereits belegt ist.

3. Um einen Raum zu übernehmen, wählen Sie das Optionsfeld in der Zeile des gewünschten Raumes aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche zuordnen.

4. Sie kehren zurück zum Fenster "Lehrveranstaltungstermin". Der von Ihnen gewählte Raum (Ressource) sowie die Angaben für Datum und Uhrzeit sind in die entsprechenden Auswahlfelder übernommen. Wählen Sie im Auswahlfeld Berechtigungsprofil das Antragsprofil des jeweiligen Semesters aus, sofern dies nicht bereits ausgewählt ist.

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B. Wunschraum anfragen

1. Geben Sie im Eingabefeld Schnellsuche den Raumnamen oder die Raumkennung des Raumes ein, den Sie suchen. Die Raumkennung in KLIPS 2.0 setzt sich wie folgt zusammen: Gebäudenummer/Etage/Raumnummer. Weiterhin hat jeder Raum seine eigene Zusatzbezeichnung.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

3. Das Fenster "Ressourcen" öffnet sich und zeigt Ihnen in einer tabellarischen Übersicht die gefundenen Räume an. Klicken Sie in der Zeile des Raumes, den Sie übernehmen möchten, auf die Schaltfläche Übernehmen.

4. Sie kehren zurück zum Fenster "Lehrveranstaltungstermin". Der von Ihnen gewählte Raum (Ressource) ist in das Auswahlfeld Ressource übernommen. Wählen Sie im Auswahlfeld Berechtigungsprofil das Antragsprofil des jeweiligen Semesters aus, sofern dies nicht bereits ausgewählt ist.

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C. Raum, der nicht als Lehrraum ausgewiesen ist, anfragen

1. Wählen Sie über das Auswahlfeld Filter den Eintrag "Ort – Externer Ort" und anschließend unter Ressource den Eintrag "Externer Raum".

2. Wählen Sie unter Berechtigungsprofil den Eintrag "Externe Orte".

3. Tragen Sie im Feld Anmerkung den konkreten Raum ein. Die Anmerkung (konkrete Raumangabe) wird den Studierenden in der Terminübersicht angezeigt.

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3. Füllen Sie weitere Eingabefelder aus:

Hinweis: Wenn Sie der Anleitung bis zu dieser Stelle gefolgt sind, sind die wesentlichen Eingabefelder bereits gefüllt. Der Vollständigkeit halber führen wir an dieser Stelle jedoch noch mal alle Eingabefelder mit Erläuterung auf.

  • Gruppe: In diesem Feld ist die LV-Gruppe, für die ein Termin erstellt werden soll, hinterlegt. Sofern die LV mehrere LV-Gruppen enthält, ist jene LV-Gruppe, die Sie beim Aufruf des Fensters "Lehrveranstaltungstermin" gewählt haben, in einem Auswahlfeld vorbelegt.
  • Ereignis: Lassen Sie die Auswahl "Abhaltung" eingestellt.
  • Ort: Raum für die Abhaltung der Lehrveranstaltung.

    • Schnellsuche: Sie haben hier die Möglichkeit, direkt nach dem Raumnamen oder der Raumkennung eines Raumes zu suchen. Die Raumkennung in KLIPS 2.0 setzt sich wie folgt zusammen: Gebäudenummer/Etage/Raumnummer. Weiterhin hat jeder Raum seine eigene Zusatzbezeichnung.
    • Filter: Hier können Sie Ihre Suche bei Bedarf nach "Hörsaal", "Seminarräumen" oder "externen Räumen" (z. B. auch Platzhalter) filtern.
    • Ressource: Wählen Sie hier den gewünschten Raum aus.
    • Berechtigungsprofil: Wählen Sie hier das entsprechende Antragsprofil für das Semester, in dem Ihr Termin stattfinden soll.
      Sollten Sie für den betroffenen Raum Sachbearbeiter- oder Vorbelegungsrechte haben, können Sie hier das entsprechende Profil auswählen, um den Raum direkt zu buchen.
    • Details: Verschiedene Symbole bieten Ihnen auf Klick weitere Informationen zum gewählten Raum an. Weiterhin wird Ihnen die Anzahl der Sitzplätze angezeigt. 

  • Datum: Datum des Termins/der Terminserie. Unter Serientyp wählen Sie zwischen "Einzeltermin", "täglich" oder "wöchentlich".

    • Bei täglichen Terminen können Sie zusätzlich das Ende des Wiederholungszeitraums und die berücksichtigten Wochentage auswählen. Tägliche Termine werden auch für Blockveranstaltungen verwendet.
    • Bei wöchentlichen Terminen die wöchentliche Frequenz und das Ende des Wiederholungszeitraums. 

  • Uhrzeit: Wählen Sie hier die Uhrzeit für Beginn und Ende des Termins/der Termine.
  • LV-frei: Legen Sie fest, ob Termine auch an sonst LV-freien Tagen erstellt werden sollen. Hierzu zählen: Samstag, Sonntag, Feiertage und Ferientage.
  • Vortragender: Diese Einstellung ist an die LV bzw. an die LV-Gruppe gebunden und ist daher an der UzK nicht relevant.
  • Lerneinheit: Lassen Sie dieses Feld leer.
  • Anmerkung: Hier können Sie eine Anmerkung hinterlegen, die öffentlich sichtbar ist. Sofern Sie einen externen Raum (Raum, der nicht als Lehrrraum ausgewiesen ist) buchen, tragen Sie hier den konkreten Raum ein. Die Anmerkung (konkrete Raumangabe) wird den Studierenden in der Terminübersicht angezeigt.
  • interne Bemerkung: Hier können Sie eine Anmerkung hinterlegen, die nur für Personen mit Bearbeitungsrechten sichtbar ist. Dazu gehören die Raumverwalter/innen und berechtigte Mitarbeiter/innen der Organisationseinheit.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen. Sie kehren zurück zum Fenster "Lehrveranstaltungstermine". Ihr/e Termin/e (bzw. Raum/Räume) ist/sind mit dem Status "geplant" angelegt. Sollten Terminkollisionen auftreten, werden Sie darüber benachrichtigt. Eine Erläuterung der Vorgehensweise im Falle von Terminkollisionen finden Sie im Anschluss.

Vorgehensweise beim Auftreten von Terminkollisionen

LV-Termine können in unterschiedlichen Hinsichten kollidieren, beispielsweise wenn Terminkollisionen mit Lehrveranstaltungen im selben Raum auftreten. In diesem Fall werden Sie über die Kollision benachrichtigt und haben die Möglichkeit, Ihre LV-Termine zu korrigieren.

Hinweis: Sofern Sie bei der Eingabe der Termine unter Ressource den Eintrag "Externer Raum" gewählt haben, sind Terminkollisionen wahrscheinlich. In diesem Fall können Sie diese jedoch ignorieren und die Termine trotzdem eintragen.

  1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen jener Termine, die Sie erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Trotzdem eintragen.

Achtung: Der Wortlaut "Trotzdem eintragen" kann irreführend sein, wenn alle Termine, die Probleme verursachen, deaktiviert sind. Es werden nur die aktivierten Termine eingetragen.